10 consejos para realizar con éxito la implantación de un ERP
La implantación de un software ERP es un proceso muy delicado. Son muchos los beneficios que se pueden llegar a obtener de la implantación, pero es una etapa crucial que se debe organizar y planificar adecuadamente. La falta de coordinación o posibles desviaciones en los plazos de ejecución pueden provocar costes innecesarios y generar inestabilidad.
Supone un cambio en los procesos de la empresa. Un cambio organizacional y de puestos de trabajo que se debe planear teniendo en cuenta a los trabajadores que van a hacer uso del software ERP. Supondrá una nueva forma de gestionar el negocio y de trabajar en conjunto.
Recomendaciones a la hora de realizar la implantación de un ERP:
- Necesidades y requisitos: Debes conocer y establecer los objetivos y necesidades de tu empresa a corto y medio plazo. Ten claro qué requisitos del nuevo ERP son imprescindibles para tu negocio.
- Equipo directivo implicado: Todo el personal debe estar involucrado en el proceso de implantación, sobre todo la dirección. Es conveniente que establezcáis un jefe de proyecto que asuma la responsabilidad y ejerza de interlocutor entre ambas empresas.
- Redefinir procesos: Para poder obtener el máximo rendimiento del nuevo ERP es necesario realizar cambios en la organización. Desde el principio los responsables deben ayudar a los empleados y comunicarlo de forma adecuada. Ya que todo cambio introducido en el método de trabajo de los empleados produce malestar e inquietud y se genera resistencia.
- Consultor experto: Busca empresas cuyo equipo comercial está compuesto por expertos en ERP, no simples comerciales que venden. Tienen que entender y tener mucha experiencia en implantación de ERPs.
- Elegir el momento adecuado: La nueva implantación requerirá esfuerzo por parte de los trabajadores y directivos. Es necesario seleccionar un momento en que no haya distracciones o demasiadas cargas de trabajo.
- Planificar los tiempos: Establecer fases que permitan llevar un control del tiempo y definir los objetivos y metas. Hay que tener en cuanta qué módulos se van a implantar y cuánto tiempo llevará cada uno de ellos. Una buena planificación evitará posibles imprevistos.
- Monitorización: Dependiendo de la magnitud del proyecto, se deberían establecer controles mensuales a modo de seguimiento y realizar informes en relación a la evolución del proyecto.
- Progresivamente pero sin dilataciones: La implantación debe realizarse de forma secuencial, pero una vez que se comienza, conviene aprovechar el impulso y el esfuerzo realizado hasta el final. De este modo evitaréis que se dilate la implantación y podréis iniciar cuanto antes los nuevos procesos de trabajo.
- Inversión en formación: Conviene formar adecuadamente a los empleados que van a utilizar el nuevo software para una mejor adaptación.
- Seguimiento posterior: Es necesario comprobar cómo afecta la implantación del ERP en la empresa y analizar si la solución elegida cumple con las expectativas. Los ERP son muy flexibles, en caso necesario, siempre se pueden realizar cambios.
Las ventajas que conllevan la implantación de un ERP hace que cada día más empresas estén implantado este tipo de soluciones. Cabe destacar la reducción de costos, un mayor control, mejor comunicación, resolución de problemas arraigados en la empresa y ahorro de tiempo. Las características principales que las empresas suelen buscar en un ERP son las siguientes:
